Kuidas leida AI automatiseerimise võimalusi oma teenusettevõttes

Et leida AI automatiseerimise võimalusi teenusettevõttes, tee 5-sammuline Teenusettevõtte AI Audit: (1) jälgi nädal aega iga korduvat ülesannet, (2) hinda igaühte sageduse ja valu järgi, (3) kaardista andmejälg, (4) klassifitseeri vajamineva hinnangu järgi ja (5) järjesta ROI alusel. Tulemus on lühike nimekiri 3-5 automatiseerimisest, mida tasub esimesena ehitada - tavaliselt vastuvõtt, ajastamine, oleku uuendused, järelpäringud ja dokumentide klassifitseerimine. Audit võtab 4-6 tundi ega vaja tehnilisi oskusi. Allpool on täpne raamistik, mida me kliendi avastartides kasutame.

Miks enamus automatiseerimise katseid ebaõnnestuvad

Enamus teenusettevõtteid jätab selle sammu vahele. Keegi loeb ChatGPT-st, läheb põnevile ja hakkab "asju automatiseerima". Mõne nädala pärast on tal kolm pooleliolevat botti, segaduses tiim ja mõõdetavaid tulemusi pole. Probleem pole tehnoloogias. Probleem on selles, et keegi ei küsinud, milline töö üldse tasub automatiseerida.

Reaalne ROI AI automatiseerimise süsteemidest tuleb õigete ülesannete automatiseerimisest, mitte enimate ülesannete automatiseerimisest. Allpool toodud audit on viis, kuidas neid kitsendada.

5-sammuline Teenusettevõtte AI Audit

Samm 1 - Jälgi nädal aega iga korduvat ülesannet

Tee jagatud tabel. Iga kord, kui sina või keegi tiimis teeb ülesande, mida on varem tehtud, logi see: ülesande nimi, kes tegi, kui kaua võttis, mis selle vallandas. Üks nädal ausalt jälgitud aega toob välja 60-120 ülesannet tüüpilisele 5-15 inimese teenusettevõttele.

Kaks reeglit: arvesta ka "kiired" 2-minutilised ülesanded (need kuhjuvad), ja logi ülesanded ka siis, kui need on "töö osa". Audit huvitub kordustest, mitte tähtsusest.

Samm 2 - Hinda iga ülesannet sageduse ja valu järgi

Iga ülesande jaoks anna kaks hinnet 1-5: sagedus (kui tihti see toimub) ja valu (kui väga tiim seda vihkab, jätab tegemata või teeb halvasti). Korruta hinded. Kõik 12+ on kandidaadid. Kõik alla 6 - viska minema. Lõpeta vaidlemine ülesannete üle, mida keegi ei vihka ja mis toimuvad kaks korda kvartalis.

Samm 3 - Kaardista andmejälg

Iga kandidaadi ülesande jaoks pane kirja: kus elavad sisendandmed (email, vorm, CRM, paber), kuhu peab väljund minema (CRM, kalender, email, tabel) ja millised süsteemid peavad omavahel rääkima. Ülesanded, kus andmejälg on "email + CRM + kalender + Slack", on kullavarudest. Ülesanded, kus see on "telefonikõne + intuitsioon + Wordi dokument", ei ole - veel.

Samm 4 - Klassifitseeri vajamineva hinnangu järgi

Märgi iga kandidaadi ülesanne sellega, kui palju hinnangut see tegelikult vajab:

• Hinnangut pole vaja - puhas andmete liigutamine, klassifitseerimine, vormindamine. Automatiseeri täielikult.
• Kerge hinnang - kavandamine, kokkuvõtmine, prioriseerimine. AI koostab, inimene kinnitab.
• Raske hinnang - strateegilised otsused, tundlik kliendi töö, erijuhtumid. Jäta inimestele, aga anna parem tööriist.

Enamus omanikke ülehindab, kui palju hinnangut nende ülesanded vajavad. Kui tegelikult andmeid vaadata, on 60-70% korduvast tööst "hinnangut pole vaja" või "kerge hinnang".

Samm 5 - Järjesta ROI järgi

Iga ellu jäänud kandidaadi jaoks hinda kahte numbrit: kui palju tunde säästaks kuus, kui automatiseeritud, ja ehituse hinnanguline maksumus (tunnid × tunnitasu või fikseeritud tasu partnerilt). Säästetud tunnid × tunnitasu = kuine väärtus. Jaga ehituse maksumus kuise väärtusega - saad tasuvuse kuudes. Järjesta tasuvuse järgi. Ehita kõigepealt 3-5 parimat. Ignoreeri ülejäänut, kuni need on töös.

Mida automatiseerida esimesena (tavaline vastus)

Umbes 30 teenusettevõtte auditi peale ilmuvad samad 5-7 kategooriat järjestatud nimekirja tippu peaaegu alati:

• Sissetulevate müügivihjete vastuvõtt ja kvalifitseerimine
• Koosolekute ajastamine ja meeldetuletused
• Projekti oleku uuendused klientidele
• Arvete genereerimine ja järelpäring
• Dokumentide klassifitseerimine (lepingud, arved, kviitungid)
• Sisemised oleku aruanded tiimile
• Personaliseeritud sisseelamise emaili järjestused

Kui sinu audit toob välja midagi muud, usalda oma auditit, mitte seda nimekirja. Iga ettevõte on veidi erinev. Aga need on turvalised lähtepunktid, kui oled kinni.

Mida vahele jätta (isegi kui see kõlab lahedalt)

Jäta vahele kõik, mis nõuab AI-lt pöördumatuid otsuseid klientide nimel (lepingud, suured ostud, tagasimaksed ilma ülevaatuseta). Jäta vahele kõik, kus vead kahjustavad usaldust (tundlik kliendisuhtlus, juriidiline tekst). Jäta vahele kõik, mis toimub vähem kui 4-5 korda kuus - auditi matemaatika ei tööta.

Auditist teostuseni

Audit annab sulle järjestatud lühinimekirja. Teostus on eraldi oskus. Enamus omanikke saab auditi ise läbi viia, aga toob ehitamiseks sisse spetsialistid. Kui tahad abi auditi läbiviimisel või tulemuse teostamisel, vaata meie AI automaatika teenust - me viime auditi läbi 1. nädalal ja tarnime esimesed 2-3 automatiseerimist 30 päeva jooksul.